Bij de uitvoering van de gemeentelijke taken moet de gemeente volgens wettelijke richtlijnen handelen (denk aan Gemeentewet, BBV). Hierbij gaat het om de rechtmatigheid van beheershandelingen die tot financiële transacties leiden. Door een (beoogde) wetswijziging is het college vanaf 2023 verantwoordelijk voor het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening.
De wijziging in de verantwoordelijkheden ten aanzien van rechtmatigheid betekent niet dat er minder rechtmatigheidscontroles moeten worden uitgevoerd, maar dat het college deze zelfstandig/intern moet inrichten, uitvoeren, controleren en rapporteren. Op basis van deze rapportages kan het college een rechtmatigheidsverklaring afgeven waarmee zij inzicht geeft in hoeverre zij financieel rechtmatig heeft gehandeld. De accountant toets die werkzaamheden vervolgens, om te kunnen controleren en verklaren dat de rechtmatigheidsverklaring van het college een getrouw beeld geeft.
Kaderstellende beleidsnota’s
- BBV-voorschriften
- Financiële verordening 2022
Wat willen wij bereiken
Goede procesbeschrijvingen zijn de basis voor een professionele Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO-IC). We willen onze interne processen verder optimaliseren. Tijdens de accountantscontrole van de jaarrekening stelt de accountant vervolgens vast of de tot stand gekomen baten en lasten en balansmutaties in de rekening in overeenstemming zijn met de begroting en de van toepassing zijnde (nieuwe) wettelijke regelingen (o.a. gemeentelijke verordeningen, waaronder de financiële verordening).
Wat willen wij ervoor doen
De interne controle wordt verder geprofessionaliseerd aan de hand van het plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording en in nauwe samenwerking met de accountant. Basis voor de opzet van de interne controle is een risicoanalyse van de verschillende processen. Voor de accountant is de kwaliteit van de verbijzonderde interne controle bepalend voor de noodzakelijke breedte en diepgang van zijn controle. Hoe hoger de kwaliteit van de verbijzonderde interne controle door de organisatie, hoe minder controlewerkzaamheden de accountant hoeft uit te voeren. De jaarlijkse interimcontrole van de accountant is specifiek gericht op de kwaliteit van de Administratieve Organisatie en de verbijzonderde interne controle. Het Controleprotocol met nadere aanwijzingen voor de accountantscontrole op de jaarrekening leggen we, tezamen met het normenkader, ter besluitvorming voor aan de raad.
Trends en ontwikkelingen
We richten ons op het professionaliseren van werkprocessen. Hiervoor is een projectstructuur opgericht die op uniforme wijze de organisatie, werkzaamheden, interne controles en risico’s in kaart brengt middels werkprocessen. Het koppelen van de werkprocessen aan het interne controle plan is erg belangrijk voor de doorontwikkeling van de Administratieve Organisatie en Interne Controle.