Inkoop is een middel om een bijdrage te leveren aan het behalen van de vele doelstellingen van de gemeente – veel van onze dienstverlening wordt gezamenlijk met leveranciers, waarmee we een inkooprelatie onderhouden, tot stand gebracht.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente. De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
Kaderstellende beleidsnota’s: 2
- Coalitieakkoord;
- Werkprogramma college van B&W 2019-2022, waarbij wij aansluiten bij het nieuwe programma zodra deze er is;
- Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016. Deze wordt in Q3 2022 vervangen door een geüpdatet beleid.
De thema’s Mensen, Werk en Omgeving in het Coalitieakkoord bevatten uitgangspunten die verregaande impact hebben op de inkoop(functie). Met als voorbeelden: Werk en inkomen (Social Return/MVI), Werk (de duurzaamheidsvisie, het Midden- en Kleinbedrijf stimuleren).
In het inkoop- en aanbestedingsbeleid van De Fryske Marren staan de uitgangspunten en doelen die de gemeente wil bereiken met inkoop:
- Doelmatigheid; oog voor goede prijs-/kwaliteitsverhouding;
- Rechtmatigheid; het volgen van de wet- en regelgeving;
- Oog voor lokale/regionale economie en mkb binnen de mogelijkheden van de wet- en regelgeving;
- Maatschappelijk verantwoord inkopen (Klimaatbewust, biobased, circulair, sociaal);
- Innovatie - de gemeente moedigt innovatiegericht aanbesteden aan.
In 2019 heeft het college besloten het ambitiedocument circulair inkopen van de vereniging Circulair Friesland te ondertekenen. De ambities die worden genoemd in de samenwerkingsagenda “Fryslân koopt circulair in 2021-2035”zijn:
- In 2025 is 25% van de inkopen van Friese overheden circulair.
- In 2030 is 75% van de inkopen van Friese overheden circulair.
- In 2035 is 100% van de inkopen van Friese overheden circulair.
- Jaarlijks ontwikkelen we tenminste 1 Fries icoonproject circulair inkopen.
- In 2025 hebben Friese overheden tenminste één gezamenlijk circulair inkooptraject gerealiseerd.
In 2020 is vastgesteld dat per 1 januari 2021 bij meervoudig onderhandse aanbestedingen voor werken (bij RAW-bestekken) alleen leveranciers worden uitgenodigd die trede 5 zijn gecertificeerd op CO2-Prestatieladder.
Wat willen wij bereiken
Bovenstaande uitgangspunten en doelen willen we door goed adviseurschap samen met de eigenaren van de aanbestedingsvraagstukken bereiken. We willen de kwaliteit borgen van alle inkoop binnen de gemeente en voelen ons daar verantwoordelijk voor. Onze inkopers kennen de hoed en de rand van inkoopprocedures en aanbestedingen en zijn goed op de hoogte van doelen in het beleid en de geldende wet- en regelgeving.
Wat willen we ervoor doen
We gaan vanuit de centrale inkoopcoördinatie, net zoals voorgaande jaren, de inkoopkalender onderhouden, informatiebijeenkomsten organiseren en onze inkoopformats actualiseren. We helpen de decentraal verantwoordelijken met de implementatie van contractmanagement. We voeren de Europese procedures die wij begeleiden professioneel en met oog op de toekomst uit. We informeren budgethouders per kwartaal over de spend in hun contracten. We voeren gesprekken met hen. Daarbij blijft uiteraard aandacht voor het voldoen aan de rechtmatigheid en de aandachtspunten welke voortkomen uit de accountantscontrole.
Trends en ontwikkelingen
De complexiteit van inkoop en aanbestedingen neemt toe – er moeten steeds meer – geconcretiseerde - doelstellingen met inkoop worden behaald, met daarnaast de doelmatigheid en rechtmatigheid als blijvend aandachtsgebied. We zien met name dat het voldoen aan de wet- en regelgeving – rechtmatigheid – een grote zorg is – en veel aandacht vergt. Tevens ligt de nadruk de komende jaren op duurzaamheid en circulariteit.
Multidisciplinaire en integrale onderwerpen, zoals de Social Return paragraaf en circulariteit binnen het thema duurzaamheid, moeten binnen de organisatie centraal gecoördineerd worden vanuit programma duurzaamheid.
De wet- en regelgeving (de Aanbestedingswet) draagt eraan bij dat er bij inkoop en aanbesteden sprake is van een verregaande juridisering. We zien dat het voldoen aan de wet- en regelgeving – rechtmatigheid – een grote opgave is – en veel aandacht vergt. Binnen de huidige wijze van organisatie van de inkoopfunctie (decentrale verantwoordelijkheid/inkopers en een centrale coördinatie) is en blijft dit een lastige opgave. Het is van belang om te blijven investeren in vaardigheden en het vergaren van kennis van de materie en wet- en regelgeving.